Форматы стратегических сессий

Стратегическая сессия – это организованная встреча команды руководителей для принятия организационных решений. Это инструмент, при помощи которого удается сформировать план действий, определить основные проблемы, повысить сплоченность всей команды и провести профилактику конфликтов. Есть разные форматы стратегических сессий, использование которых подразумевает конкретный результат.

Виды стратегических сессий по подходу

Есть два базовых вида стратегических сессий:

• Классический – нацелен на создание плана действий с учетом общего маркетингового, торгового, производственного и прочих анализов. Для такого мероприятия требуется долгая и кропотливая подготовка, вычитка документов, проработка бизнес-процессов. На проведение мероприятия требуется до 2-3 рабочих дней. Обычно встреча организуется на выезде, чтобы вовлечь всех участников и исключить отвлекающие факторы;
• Тематический – проводится для решения проблемы или поиска путей реализации задачи. Есть разные подходы и варианты мероприятия, которые требуют учета количества участников, формата бизнеса.

При этом вид влияет на глубину подготовки, длительность заседания. Классическая встреча требует большего внимание, так как не подразумевает тематического выделения.

Виды стратегических сессий по способу организации

По формату проведения стратегической сессии можно выделить:

• Очные – самый трудный и долгий вариант. Придется работать с объемом информации, позаботиться о визуальном представлении. Включает подготовку анализа и всей необходимой информации. Участвуют до 4-9 человек и ведущий, способный успешно переключаться между ролями, координировать общение команд;
• Дистанционные. Проводятся удаленно, потому более просты в организации. Организуются чаще – раз в месяц, триместр. Встречи происходят с помощью специальных приложений для связи. Формат проведения подразумевает взаимодействие членов через ведущего, который будет координировать мероприятие. Уделенный формат не считается слишком удобным, так как не позволяет участникам напрямую общаться друг с другом;
• Комбинированные – уникальное решение. Подготовка проводится удаленно. Встречи с руководителями – очно. Это позволяет не тратить ценное время сотрудников и повысить эффективность физического взаимодействия. Удобно работать, создавая для участников сессии с готовыми материалами: уроками в видео формате, инструкциями по составлению презентации, документами с отчетностью, таблицами и др. Так руководители могут заранее ознакомиться с информацией и успеть ее усвоить. Это сокращает время, необходимое для очной встречи. На совещание приходят участники, уже подготовленные к обсуждению, способные сформулировать свои мысли и идеи в рамках задачи.

Виды стратегических сессий по формату

Формат проведения сессии в первую очередь требует учета целей организации мероприятия. Например, встреча может быть следующего типа:

1. Для разработки, подготовки миссии бизнеса. Иногда из-за внутренних изменений структуры или внешних факторов компании нуждаются в пересмотре политики руководства. На таких мероприятиях не только прорабатывается новая миссия, но и формулируется четкое видение и ориентир для продвижения в дальнейшем.
2. Для составления стратегического плана. Самый «популярный» формат, подразумевает участие определенной группы. На таких мероприятиях формулируются возможные цели и направления действий организации. Также могут быть поставлены четкие задачи. Участники работают над созданием краткосрочного или долгосрочного плана, рассматривают возможные инструменты, варианты.
3. Для адаптации обозначенной стратегии. План действий уже может быть готов, но руководству требуется подстроить его под изменчивые условия или актуализировать с учетом новой информации. Это может быть связано как с внешней бизнес-средой, так и с организационной структурой внутри компании.
4. Для каскадирования задач. Если у предприятия прослеживается сложная структура, то для принятия решений может потребоваться разделение на бизнес-единицы. Это могут быть отделения, дочерние компании или другие элементы;
5. По определенной тематике. Групповое совещание может быть необходимо в разных случаях. Например, для запуска нового продукта или услуги на рынок. Обычно мероприятия используются для поиска вариантов совершенствования технологических процессов или улучшения отдельных структур;
6. Для внедрений креативных решений. Обычно совещание назначение в рамках инноваций или корректировок в компании. Это позволяет вывести руководителей за пределы привычных действий, создать полностью новое видение событий по определенному вопросу;
7. Для мозгового штурма. Производится создание конкретной ситуации, чтобы участники вышли за рамки удобства, подключили все имеющееся в голове ресурсы. Эта методика требует учета рыночных трендов и общих процессов. В итоге получается создать план, затрагивающий значительный временной объем.

«Правильный» формат проведения стратегической сессии позволят добиться существенных результатов в будущем. Мероприятие призвано актуализировать информацию и привлечь руководство к решению проблем. Результат – готовый план в долгосрочной или краткосрочной перспективе, который может быть использован на практике и должен принести результат.