Проведение стратегических сессий: подготовка и форматы

Стратегическая сессия – это командное мероприятие, проводимое в рамках компании для разработки эффективного плана решения поставленных задач и определения дальнейших направлений развития бизнеса. В ней принимают участие руководящие лица организации. Сценарий стратегической сессии зависит от поставленных задач.

Подготовка к стратегической сессии

Структура стратегический сессии подразумевает участие от 4 до 9 человек. Меньшее количество лиц приведет к недостаточной объективности, большее – к задержке в принятии решений, неэффективности и низкой динамике.

Если компания небольшая, то кроме 2-3 руководителей можно пригласить:

• Технических экспертов;
• Поставщиков;
• Контрагентов и др.

К основным ошибкам при организации стратегической сессии относят:

• Недостаточную аналитическую подготовку;
• Неподготовленный модератор;
• Нарушение установленного сценарного процесса.

Нужно уделить внимание предварительному сбору информации, чтобы не терять время на дополнительный поиск, перепроверку фактов в процессе самого заседания. Во время подготовки требуется:

• Подобрать модератора и докладчиков;
• Определить даты проведения встречи.

Для модерации стратегической сессии лучше пригласить стороннего фасилитатора. Это должен быть умелый модератор, который способен управлять групповой работой, гибко переключаться между ролями и консультировать участников. Рекомендуется нанять профессионального оратора, бизнес-тренера или другого специалиста, знакомого с направлением бизнеса компании.

Видение компании

Это первый этап структуры стратегической сессии. Участники должны выбрать общий концепт бизнеса. Учредителям нужно сформулировать свое видение и донести его до команды.

Например, руководитель может поставить цель – получить чистую прибыль в 1 000 000 рублей. Однако после детального анализа, использования методических расчетов удалось определить: объем потребления рынка упираются в потолок до 800-900 тысяч рублей.

Логично, что разрабатывать стратегию для заработка в 1 000 000 рублей в таких условиях нелогично – результата добиться не получится. Потому при составлении видения значимая роль уделяется аналитике. Она позволяет определить текущее состояние бизнеса, его возможные направления для развития, точки соприкосновения с конкурентами, перспективы масштабирования. Участники должны понимать, какие у компании есть варианты для продвижения, какие ресурсы могут быть задействованы.

SWOT-анализ

SWOT-анализ – это достаточно сложный этап стратегической сессии, но важный для принятия долгосрочных решений. Перед составлением плана нужно разъяснить участникам и уточнить все аспекты деятельности организации, чтобы на заседании не возникало вопросов. Нужно заранее объяснить базовые правила работы с методикой SWOT-анализа.

Например, рекомендуется отметить важность представления индивидуального мнения по тому или иному вопросу. Это позволит использовать мыслительный потенциал каждого участника и составить глубокую картину и текущем положении дел в разных отделениях, филиалах.

На заседании можно использовать цифры, требовать дополнительные факты у отдельных специалистов. Проработка анализа должна быть глубокой, потому на его составление требуется не менее 1-2 часов.

Далее начинается подготовка визуализированной информации: флипчарт делят на 4 сектора, а команда начинает совместными усилиями заполнять каждый из квадратов. Принцип заполнения должен быть основан на взаимном уважении и профессиональных навыках участников. При проработке выделяются сильные, слабые стороны, возможности и угрозы для компании.

Участники должны составить общий взгляд на ситуацию, в которой организация находится на данный момент времени. Среди преимуществ такого анализа можно выделить:

• Определение новых перспектив благодаря независимой оценке;
• Создание у команды общего представления о будущем организации и ее положении на рынке.
• Общий подход к использованию терминов, методик.

На каждом этапе заполнения таблицы информация обсуждается среди участников, что помогает полноценно запланировать функциональные изменения в деятельности и начать развитие.

Проработка завершается общим голосованием, выбором финальных факторов, которые важны в проработке дальнейшего плана. На базе полцченной информации можно составить матрицу для планирования стратегии и начать результативные изменения.

Презентация решения

Лучшим вариантом презентации полученных решений и планов является визуальная форма. Обычно представление проводится в свободном виде. Его цель – показать спектр решений, к которым участники пришли в результате коллективного обсуждения.

Для понимания, как работает сценарий проведения стратегической сессии, рекомендуется наглядно оценить решенные в процессе задачи. Например, был поставлен вопрос о поиске вариантов для увеличения финансовых поступлений. Обсуждение привело к выявлению необходимости налаживать партнерские контакты, что поможет нарастить доход до 40-45%.

В процессе проработки возможных факторов были обнаружены некоторые вопросы, на которые приходится искать ответы. Под конец заседания удалось определить пути развития, выделить сильные и слабые стороны, выделить опорные пункты для ориентиров. Участники получили ответы на поставленные вопросы, а потому нужно переходить к финальному этапу проработки плана.

Закрытие стратегической сессии

Несмотря на формулировку, этот этап не является конечным в принятии решения и определения направления продвижения. Предстоит еще немало работы, проверка и постоянные доработки. Участники заседания должны составить финальную таблицу с оценками по принятым решениям.

Все мысли представляются в рамках индивидуальных проектов, что позволяет распределить задачи среди руководителей. Такой подход помогает определить контрольные точки для последующего контроля. Стандартный пример программы стратегической сессии сводится к:

1. Четко поставленной задачи.
2. Определенному спектру проблем.
3. Закреплению всех параметров и создания плана для действий;
4. Заполнению каждого недостающего пункта, что повысит уровень понимания технологий и методов.
5. Составлению финальной дорожной карты, с которой можно начинать работать.

После правильно проведенной стратегической сессии можно ожидать шагов по развитию и выхода компании на новый уровень в рамках рынка.